Conseil – Termes de Référence

Autorité :

Le Conseil d’Administration est l’autorité légale de FHC et est, en vertu de la loi, responsable de la structure organisationnelle créée pour remplir le mandat et les objectifs de FHC.

En conséquence, le Conseil établit et met en œuvre des politiques, des procédures et des règles pour gérer les affaires de FHC. Plus précisément, le Conseil est responsable envers les membres de FHC de la mise en œuvre des plans stratégiques de l’organisation.

Le Conseil peut déléguer la gestion quotidienne de la société à un Directeur Général (CEO) nommé.

Composition :

Le Conseil est composé d’au moins 3 et d’au plus 11 administrateurs, y compris :

Le Président, élu par l’ensemble des membres,
2 représentants des athlètes, 1 homme et 1 femme, nommés respectivement par les joueurs des équipes nationales masculine et féminine, et élus par l’ensemble des membres,
8 administrateurs généraux élus par l’ensemble des membres.

Les administrateurs servent pour un mandat nominal de 4 ans avec des nominations et des élections échelonnées pour assurer la continuité du Conseil.

Responsabilités :

En plus des responsabilités énoncées dans la Loi sur les corporations canadiennes et la Constitution et les Règlements de FHC, le Conseil est responsable de :

La coordination des plans stratégiques et opérationnels avec le CEO,
Assurer la pertinence de la Vision, de la Mission et des Valeurs de FHC,
La pertinence et la responsabilité des comités,
La révision en temps opportun des documents de gouvernance et des termes de référence,
La supervision des contrôles financiers et de la planification,
La recommandation et la supervision de la gestion des risques, des politiques de sport sécuritaire et de filtrage,
Assurer que les compétences des administrateurs sont alignées avec les exigences du Conseil (juridique, financier, RH, etc.),
L’évaluation annuelle de la performance du Conseil.

Réunions du Conseil :

Le Conseil doit accomplir son travail de manière professionnelle, éthique, collégiale et consciencieuse et adhérer à ces directives :

Le travail du Conseil doit être coordonné par le Président ;
Les tâches spécifiques doivent être attribuées par accord entre le Président et les administrateurs individuels pour assurer l’atteinte des objectifs ;
Les réunions du Conseil seront coordonnées par le Président et le CEO ou à la demande d’autres administrateurs ;
Le Conseil se réunira au moins 4 fois par an, par conférence/appel vidéo ou en personne ;
Les réunions seront dirigées par le Président. En son absence, les administrateurs présents désigneront un Président parmi les membres présents ;
Le quorum pour les réunions sera la majorité des administrateurs en fonction ;
Le Conseil s’efforcera de prendre des décisions par consensus. Cependant, les questions peuvent être décidées par vote majoritaire, où le Président a une voix et un vote égal échoue. Aucun administrateur ne doit s’abstenir de voter à moins qu’un conflit d’intérêts n’ait été déclaré ;
Les réunions du Conseil seront réservées aux administrateurs et au personnel uniquement, d’autres peuvent y assister sur invitation du Conseil ;
Les discussions et délibérations du Conseil sont confidentielles et les administrateurs doivent respecter la confidentialité jugée appropriée ;
Les documents de réunion du Conseil doivent être distribués avec un délai suffisant pour permettre aux administrateurs de se préparer aux réunions ;
Les procès-verbaux des réunions du Conseil seront préparés et distribués aux administrateurs dans un délai raisonnable. Les procès-verbaux des réunions du Conseil seront disponibles pour les membres par e-mail ou sur le site Web une fois approuvés.

Évaluation du Conseil :

Le Conseil examinera sa performance sur une base annuelle ;
L’examen annuel doit se concentrer sur l’amélioration globale de l’organisation, le statu quo ou le déclin ;

Responsabilités des administrateurs :

La responsabilité principale des administrateurs est de considérer, délibérer et agir dans le meilleur intérêt du sport de hockey sur gazon au Canada et de l’organisation nationale, Field Hockey Canada ; Les administrateurs doivent être pleinement informés des questions organisationnelles afin de participer de manière significative aux délibérations et décisions du Conseil sur les questions de gouvernance, de politique et des intérêts plus larges du sport.

En plus des qualifications énoncées à la section 10 des Règlements de FHC, les administrateurs doivent :

Démontrer un engagement personnel envers le mandat et le travail de FHC ;
Posséder des connaissances, des compétences ou une expertise dans un ou plusieurs domaines de responsabilité du Conseil : par exemple, gouvernance, juridique, finance, programmes, affaires ou plaidoyer ;
Exprimer la volonté de servir dans des comités ou des domaines de développement particulier du sport ;
Assister régulièrement aux réunions du Conseil et des comités selon les besoins ;
Lors des interactions avec les membres, les partenaires, les bailleurs de fonds, les médias et le public, être capable de représenter la position et les vues du Conseil, même si elles diffèrent de l’opinion ou de la vue personnelle de l’administrateur ;
Respecter la confidentialité du Conseil.

En tant que membres du Conseil, les administrateurs sont des fiduciaires en vertu de la loi et doivent à tout moment avoir le devoir légal de :

Agir de bonne foi,
Agir dans le meilleur intérêt de FHC,
Agir avec soin, diligence et compétence d’une personne raisonnablement prudente.

Les administrateurs de FHC s’engagent à assumer ces responsabilités légales sans conflit d’intérêts ni perspective de gain personnel.

Responsabilité du Président :

La responsabilité principale du Président du Conseil est de s’assurer que le Conseil remplit efficacement ses responsabilités. Cela impliquera :

En général, coordonner le travail du Conseil,
S’assurer que le Conseil reste concentré sur les tâches de gouvernance, pas de gestion et d’administration,
S’assurer que le Conseil se comporte de manière cohérente avec ses termes de référence, règles et procédures de fonctionnement,
Faciliter des délibérations ouvertes, approfondies, ordonnées et efficaces,
Promouvoir des relations positives entre les membres du Conseil et entre le Conseil, le personnel et les bénévoles.

Une responsabilité secondaire du Président est de représenter le Conseil et l’organisation auprès des parties extérieures et du public. Ce faisant, le Président représentera toujours la position et les vues du Conseil, même si elles diffèrent de l’opinion et de la vue personnelle du Président.

Ces termes de référence doivent être examinés par le Conseil avec toute modification des Règlements de FHC.

Approuvé par le Conseil de FHC le 19 juin 2019.