Par Sarah Juggins; d’abord publié sur panahockey.org. Photo Chris Wilson.
Il faut remonter à septembre 2016 pour voir le Club de hockey sur gazon de West Vancouver (WVFHC) accepter le défi d’accueillir le troisième et dernier tournoi de R2 de la Ligue mondiale en avril 2017. Il est juste de dire que les mois entre l’acceptation de cette invitation et la fermeture des portes après le dernier match ont été marqués par une activité frénétique, quelques moments de panique et un grand sentiment de réalisation.
La capacité du WVFHC à accueillir un tournoi international d’envergure a été démontrée alors que le club a été partenaire avec Hockey sur Gazon Canada (HGC) dans la tenue d’une série de matchs internationaux masculins entre le Canada et les États-Unis. Le succès de cette série amicale d’un point de vue sportif et administratif a démontré que le club était prêt à relever le défi de la tenue d’un tournoi à huit équipes. Finalement sept équipes étaient présentes après le retrait de la France avant le début de la compétition.
« Quand nous avons appris l’invitation d’accueillir le tournoi de R2 de la Ligue mondiale, nous étions heureux d’accepter et de profiter des occasions offertes par l’accueil d’un tel événement », a déclaré Emma Gibbons gérante du West Vancouver FHC.
Le club West Vancouver FHC compte 40 ans d’histoire et a des racines dans une Ligue féminine de West Vancouver fondée en 1968. Plusieurs de ces filles sont devenues membres actives et ont inscrit leurs enfants. Dans les premiers jours du club, le WVFHC jouait sur les terrains de gazon du parc Hugo Ray, puis en 011 après 10 années de financement et de lobbying, Rutledge Field est sorti de terre pour devenir le nouveau domicile du WVFHC et un des quelques terrains conçus pour le hockey sur gazon dans la grande région de Vancouver.
Le club compte un grand nombre de membres : plus de 2000 membres actifs, notamment six joueurs de l’équipe nationale masculine et huit joueuses de l’équipe nationale féminine.
C’est donc à partir de la base solide d’une collectivité de hockey qui appuie et qui travaille dur, de concert avec Hockey sur Gazon Canada, la Fédération panaméricaine de hockey (PAHF) et la Fédération internationale de hockey (FIH) que le tournoi a été préparé.
Tout d’abord, un Comité organisateur local (COL) a été mis sur pied, composé de membres du club et de représentants de HGC. Parmi le personnel recruté parmi les membres du club pour combler certains domaines spécifiques d’expertise, notamment un responsable des questions médiales, un directeur technique et un directeur général, dans les deux derniers cas, comptant une expérience d’événement de hockey international. Plusieurs réunions ont suivies face à face ou par conférence téléphonique pour garantir que toute la planification et la mise en œuvre soient sur les rails. Le club a aussi communiqué et rencontré l’autorité régionale de West Vancouver sur une base régulière afin de traiter les divers besoins de l’événement et les permis nécessaires pour mettre en place un événement de cette portée au Rutledge Field.
HGC a servi de liaison entre le COL et la FIH et la PAHF. L’association nationale a aussi géré le budget du tournoi et a fait une demande réussie de soutien financier auprès de la province de la Colombie-Britannique et du gouvernement du Canada.
Pour Gibbons, un des éléments d’apprentissage les plus ardus pour le COL était le niveau de complexité de l’organisation d’un tournoi international. La directrice d’événement de la FIH Geraldine Heinen était présente pour offrir une direction, mais pour plusieurs personnes sur le terrain, il s’agissait d’une entrée sur un nouveau territoire. Tous les éléments de l’accueil de tournoi ont été gérés et suivis durant le processus de planification et d’accueil pour garantir que rien ne serait laissé de côté. Le COL a créé des missions pour chaque secteur avec des rapports de progrès sur une base régulière.
Toute la planification au monde ne peut pas atténuer chaque situation.
« La météo a été notre plus gros défi. Vancouver a un temps difficile à prévoir, particulièrement au printemps. Nous avons connu un hiver froid suivi par des mois de février et de mars très pluvieux. Cela créait le défi d’assurer que le terrain soit adéquatement drainé pour que le calendrier du tournoi ne soit pas perturbé », a déclaré le directeur technique Geoff Matthews. « Pour atténuer cette situation, le travail a été investi dans les mois avant le tournoi pour nettoyer intensivement le terrain et améliorer le drainage. Nous comptions sur un groupe extraordinaire de bénévoles pour l’entretien du terrain qui étaient sur place chaque jour durant le tournoi de très tôt le matin jusqu’en soirée. Durant la plus importante averse de pluie, nous avions des équipes de bénévoles qui ‘balayaient’ l’eau sur le terrain vers les drains. Nous sommes très fiers que seulement deux matchs aient été retardés de 45 minutes durant tout le tournoi. »
Il y avait aussi la question de continuer de garder les membres du club heureux quant aux possibilités de jeu durant la tenue du tournoi. Le tournoi de R2 de la Ligue mondiale coïncidait avec le début de la Ligue du printemps, un programme impliquant plus de 1600 joueurs juniors. Pendant deux semaines, le cauchemar logistique pour le comité du club prenait soin des jeunes joueurs sur d’autres plateaux. Par contre, les retombées en matière d’implication et d’inspiration des jeunes joueurs avec un tournoi de ce calibre valaient tout l’effort.
Bien sûr, cela n’était pas le seul bénéfice.
« Un événement comme celui-là élève le profil du sport et du club », indique Gibbons. « Le tournoi a attiré l’attention des médias locaux et internationaux, mettant notre club en vitrine et nos sites auprès d’auditoires plus vastes. Nous avons travaillé dur pour profiter de cela, contactant de façon proactive les médias locaux et invitant des personnalités et des dignitaires au tournoi. »
Le COL n’a pas hésité à impliquer la communauté locale autant que possible. Les écoles locales sont venues voir les matchs et les détaillants locaux étaient invités à faire des dons de produits pour les trousses d’accueil et d’appréciation pour les athlètes, les officiels et les bénévoles.
Il y a aussi l’aspect de l’héritage. Rutledge compte maintenant sur une nouvelle tribune pour les spectateurs, de nouveaux buts et un meilleur service Internet. De plus, dans les rangs des membres du club, il y a beaucoup de connaissances acquises dans l’organisation d’un événement de cette portée. Les arbitres et le personnel technique locaux ont géré les matchs préparatoires et une nouvelle armée de plus de 100 bénévoles comprend ce qu’il faut pour qu’un tournoi se déroule sans anicroche.
Pour Gibbons et son équipe au WVFHC, l’énormité de la tâche était toujours très claire. C’était l’histoire d’un club local qui élève son jeu d’un cran pour accueillir un véritable cirque, qui à ce niveau va au-delà de l’action sur le terrain. Il y avait les médias, les officiels et les invités spéciaux à organiser, les repas, les installations médicales, bref la liste est infinie.
« Le niveau de détails et d’attention portée à l’expérience globale de l’événement a été une surprise », admet Matthews. « Notre accent principal était de créer un excellent terrain de jeu pour les athlètes, toutefois, nous devions porter autant d’attention, sinon plus à tous les autres éléments qui contribuent à créer l’expérience de tournoi. »
Alors que l’action sur le terrain était l’étoile du spectacle, les rapports sur l’événement étaient vitaux et à cette fin, la PAHF avait une solide équipe de communications travaillant avec HGC et le COL. Ali Lee était agent de presse de la PAHF lors du tournoi.
« Plus que jamais, les médias sur place sont une partie importante des succès d’un tournoi. Qu’on parle des journalistes, des experts de médias sociaux, du personnel de télévision ou les cameramen, il est important de cocher toutes les cases minimales et de bien travailler. Cela comprend de compter sur des connexions Internet solides et fiables avec du courant électrique et une zone sécuritaire et couverte pour les journalistes et les photographes pour qu’ils fassent leur travail. Un réseau Wi-Fi dédié pour les médias hôtes était aussi utile parce qu’on est plutôt limité quand on utilise seulement les téléphones intelligents et les tendances émergentes sur les médias sociaux se fient sur des éléments comme Facebook Live, Snapchat ou Instagram, qui doivent tous être réalisées à distance.
« De plus, avoir des communications claires aux équipes à propos du protocole adéquat après le match, comme de passer par la zone mixte et la présence d’une zone d’apparence professionnelle pour les entrevues qui mettront en vitrine que les opérations médias sont un élément important dans la tenue d’un événement. »
« Les activités médias se sont bien déroulées à West Vancouver grâce à l’excellence communication de Hockey sur Gazon Canada avec les très nombreux bénévoles. Les agents de liaison des équipes ont contribué aux communications et/ou à la traduction pour les entrevues d’après-match, les bénévoles ont fait du bon travail dans la zone média et l’équipe des communications de HGC s’assurait toujours que toutes les exigences techniques étaient respectées même par temps extrême. »
Le tournoi de R2 de la Ligue mondiale à West Vancouver a été marqué de succès et les personnes impliquées sont en mesure d’y revenir et de se féliciter pour un travail bien accompli malgré les problèmes provoqués par la météo. Comme l’indique Gibbons, l’accueilli de l’événement est loin d’être de la voile dans des conditions parfaites. Les finances et les budgets créeront toujours leur part de défis et les fournisseurs locaux doivent souvent faire preuve de solutions novatrices pour atteindre les normes établies par la FIH pour un tournoi de ce type. Au WVFHC, des tentes ont été utilisées pour offrir des bureaux aux services médicaux ainsi que des zones de repos pour les arbitres et les bénévoles. Une tente dans un parc de stationnement a accueilli les invités, leur offrant des rafraichissements. Les repas pour les bénévoles ont été donnés par des détaillants locaux.
L’histoire du Club de hockey sur gazon de West Vancouver et sa première expérience d’accueil d’événements internationaux est réussie qui souligne vraiment l’importance de travail de près avec toutes les parties impliquées et communiquant ensemble dans chaque étape du parcours.