Il faut remonter \u00e0 septembre 2016 pour voir le Club de hockey sur gazon de West Vancouver (WVFHC) accepter le d\u00e9fi d\u2019accueillir le troisi\u00e8me et dernier tournoi de R2 de la Ligue mondiale en avril 2017. Il est juste de dire que les mois entre l\u2019acceptation de cette invitation et la fermeture des portes apr\u00e8s le dernier match ont \u00e9t\u00e9 marqu\u00e9s par une activit\u00e9 fr\u00e9n\u00e9tique, quelques moments de panique et un grand sentiment de r\u00e9alisation.<\/p>\n
La capacit\u00e9 du WVFHC \u00e0 accueillir un tournoi international d\u2019envergure a \u00e9t\u00e9 d\u00e9montr\u00e9e alors que le club a \u00e9t\u00e9 partenaire avec Hockey sur Gazon Canada (HGC) dans la tenue d\u2019une s\u00e9rie de matchs internationaux masculins entre le Canada et les \u00c9tats-Unis. Le succ\u00e8s de cette s\u00e9rie amicale d\u2019un point de vue sportif et administratif a d\u00e9montr\u00e9 que le club \u00e9tait pr\u00eat \u00e0 relever le d\u00e9fi de la tenue d\u2019un tournoi \u00e0 huit \u00e9quipes. Finalement sept \u00e9quipes \u00e9taient pr\u00e9sentes apr\u00e8s le retrait de la France avant le d\u00e9but de la comp\u00e9tition.<\/p>\n
\u00ab Quand nous avons appris l\u2019invitation d\u2019accueillir le tournoi de R2 de la Ligue mondiale, nous \u00e9tions heureux d\u2019accepter et de profiter des occasions offertes par l\u2019accueil d\u2019un tel \u00e9v\u00e9nement \u00bb, a d\u00e9clar\u00e9 Emma Gibbons g\u00e9rante du West Vancouver FHC.<\/p>\n
Le club West Vancouver FHC compte 40 ans d\u2019histoire et a des racines dans une Ligue f\u00e9minine de West Vancouver fond\u00e9e en 1968. Plusieurs de ces filles sont devenues membres actives et ont inscrit leurs enfants. Dans les premiers jours du club, le WVFHC jouait sur les terrains de gazon du parc Hugo Ray, puis en 011 apr\u00e8s 10 ann\u00e9es de financement et de lobbying, Rutledge Field est sorti de terre pour devenir le nouveau domicile du WVFHC et un des quelques terrains con\u00e7us pour le hockey sur gazon dans la grande r\u00e9gion de Vancouver.<\/p>\n
Le club compte un grand nombre de membres : plus de 2000 membres actifs, notamment six joueurs de l\u2019\u00e9quipe nationale masculine et huit joueuses de l\u2019\u00e9quipe nationale f\u00e9minine.<\/p>\n
C\u2019est donc \u00e0 partir de la base solide d\u2019une collectivit\u00e9 de hockey qui appuie et qui travaille dur, de concert avec Hockey sur Gazon Canada, la F\u00e9d\u00e9ration panam\u00e9ricaine de hockey (PAHF) et la F\u00e9d\u00e9ration internationale de hockey (FIH) que le tournoi a \u00e9t\u00e9 pr\u00e9par\u00e9.<\/p>\n
Tout d\u2019abord, un Comit\u00e9 organisateur local (COL) a \u00e9t\u00e9 mis sur pied, compos\u00e9 de membres du club et de repr\u00e9sentants de HGC. Parmi le personnel recrut\u00e9 parmi les membres du club pour combler certains domaines sp\u00e9cifiques d\u2019expertise, notamment un responsable des questions m\u00e9diales, un directeur technique et un directeur g\u00e9n\u00e9ral, dans les deux derniers cas, comptant une exp\u00e9rience d\u2019\u00e9v\u00e9nement de hockey international. Plusieurs r\u00e9unions ont suivies face \u00e0 face ou par conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique pour garantir que toute la planification et la mise en \u0153uvre soient sur les rails. Le club a aussi communiqu\u00e9 et rencontr\u00e9 l\u2019autorit\u00e9 r\u00e9gionale de West Vancouver sur une base r\u00e9guli\u00e8re afin de traiter les divers besoins de l\u2019\u00e9v\u00e9nement et les permis n\u00e9cessaires pour mettre en place un \u00e9v\u00e9nement de cette port\u00e9e au Rutledge Field.<\/p>\n
HGC a servi de liaison entre le COL et la FIH et la PAHF. L\u2019association nationale a aussi g\u00e9r\u00e9 le budget du tournoi et a fait une demande r\u00e9ussie de soutien financier aupr\u00e8s de la province de la Colombie-Britannique et du gouvernement du Canada.<\/p>\n
Pour Gibbons, un des \u00e9l\u00e9ments d\u2019apprentissage les plus ardus pour le COL \u00e9tait le niveau de complexit\u00e9 de l\u2019organisation d\u2019un tournoi international. La directrice d\u2019\u00e9v\u00e9nement de la FIH Geraldine Heinen \u00e9tait pr\u00e9sente pour offrir une direction, mais pour plusieurs personnes sur le terrain, il s\u2019agissait d\u2019une entr\u00e9e sur un nouveau territoire. Tous les \u00e9l\u00e9ments de l\u2019accueil de tournoi ont \u00e9t\u00e9 g\u00e9r\u00e9s et suivis durant le processus de planification et d\u2019accueil pour garantir que rien ne serait laiss\u00e9 de c\u00f4t\u00e9. Le COL a cr\u00e9\u00e9 des missions pour chaque secteur avec des rapports de progr\u00e8s sur une base r\u00e9guli\u00e8re.<\/p>\n
Toute la planification au monde ne peut pas att\u00e9nuer chaque situation.<\/p>\n
\u00ab La m\u00e9t\u00e9o a \u00e9t\u00e9 notre plus gros d\u00e9fi. Vancouver a un temps difficile \u00e0 pr\u00e9voir, particuli\u00e8rement au printemps. Nous avons connu un hiver froid suivi par des mois de f\u00e9vrier et de mars tr\u00e8s pluvieux. Cela cr\u00e9ait le d\u00e9fi d\u2019assurer que le terrain soit ad\u00e9quatement drain\u00e9 pour que le calendrier du tournoi ne soit pas perturb\u00e9 \u00bb, a d\u00e9clar\u00e9 le directeur technique Geoff Matthews. \u00ab Pour att\u00e9nuer cette situation, le travail a \u00e9t\u00e9 investi dans les mois avant le tournoi pour nettoyer intensivement le terrain et am\u00e9liorer le drainage. Nous comptions sur un groupe extraordinaire de b\u00e9n\u00e9voles pour l\u2019entretien du terrain qui \u00e9taient sur place chaque jour durant le tournoi de tr\u00e8s t\u00f4t le matin jusqu\u2019en soir\u00e9e. Durant la plus importante averse de pluie, nous avions des \u00e9quipes de b\u00e9n\u00e9voles qui \u2018balayaient\u2019 l\u2019eau sur le terrain vers les drains. Nous sommes tr\u00e8s fiers que seulement deux matchs aient \u00e9t\u00e9 retard\u00e9s de 45 minutes durant tout le tournoi. \u00bb<\/p>\n
Il y avait aussi la question de continuer de garder les membres du club heureux quant aux possibilit\u00e9s de jeu durant la tenue du tournoi. Le tournoi de R2 de la Ligue mondiale co\u00efncidait avec le d\u00e9but de la Ligue du printemps, un programme impliquant plus de 1600 joueurs juniors. Pendant deux semaines, le cauchemar logistique pour le comit\u00e9 du club prenait soin des jeunes joueurs sur d\u2019autres plateaux. Par contre, les retomb\u00e9es en mati\u00e8re d\u2019implication et d\u2019inspiration des jeunes joueurs avec un tournoi de ce calibre valaient tout l\u2019effort.<\/p>\n
Bien s\u00fbr, cela n\u2019\u00e9tait pas le seul b\u00e9n\u00e9fice.<\/p>\n
\u00ab Un \u00e9v\u00e9nement comme celui-l\u00e0 \u00e9l\u00e8ve le profil du sport et du club \u00bb, indique Gibbons. \u00ab Le tournoi a attir\u00e9 l\u2019attention des m\u00e9dias locaux et internationaux, mettant notre club en vitrine et nos sites aupr\u00e8s d\u2019auditoires plus vastes. Nous avons travaill\u00e9 dur pour profiter de cela, contactant de fa\u00e7on proactive les m\u00e9dias locaux et invitant des personnalit\u00e9s et des dignitaires au tournoi. \u00bb<\/p>\n
Le COL n\u2019a pas h\u00e9sit\u00e9 \u00e0 impliquer la communaut\u00e9 locale autant que possible. Les \u00e9coles locales sont venues voir les matchs et les d\u00e9taillants locaux \u00e9taient invit\u00e9s \u00e0 faire des dons de produits pour les trousses d\u2019accueil et d\u2019appr\u00e9ciation pour les athl\u00e8tes, les officiels et les b\u00e9n\u00e9voles.<\/p>\n
Il y a aussi l\u2019aspect de l\u2019h\u00e9ritage. Rutledge compte maintenant sur une nouvelle tribune pour les spectateurs, de nouveaux buts et un meilleur service Internet. De plus, dans les rangs des membres du club, il y a beaucoup de connaissances acquises dans l\u2019organisation d\u2019un \u00e9v\u00e9nement de cette port\u00e9e. Les arbitres et le personnel technique locaux ont g\u00e9r\u00e9 les matchs pr\u00e9paratoires et une nouvelle arm\u00e9e de plus de 100 b\u00e9n\u00e9voles comprend ce qu\u2019il faut pour qu\u2019un tournoi se d\u00e9roule sans anicroche.<\/p>\n
Pour Gibbons et son \u00e9quipe au WVFHC, l\u2019\u00e9normit\u00e9 de la t\u00e2che \u00e9tait toujours tr\u00e8s claire. C\u2019\u00e9tait l\u2019histoire d\u2019un club local qui \u00e9l\u00e8ve son jeu d\u2019un cran pour accueillir un v\u00e9ritable cirque, qui \u00e0 ce niveau va au-del\u00e0 de l\u2019action sur le terrain. Il y avait les m\u00e9dias, les officiels et les invit\u00e9s sp\u00e9ciaux \u00e0 organiser, les repas, les installations m\u00e9dicales, bref la liste est infinie.<\/p>\n
\u00ab Le niveau de d\u00e9tails et d\u2019attention port\u00e9e \u00e0 l\u2019exp\u00e9rience globale de l\u2019\u00e9v\u00e9nement a \u00e9t\u00e9 une surprise \u00bb, admet Matthews. \u00ab Notre accent principal \u00e9tait de cr\u00e9er un excellent terrain de jeu pour les athl\u00e8tes, toutefois, nous devions porter autant d\u2019attention, sinon plus \u00e0 tous les autres \u00e9l\u00e9ments qui contribuent \u00e0 cr\u00e9er l\u2019exp\u00e9rience de tournoi. \u00bb<\/p>\n
Alors que l\u2019action sur le terrain \u00e9tait l\u2019\u00e9toile du spectacle, les rapports sur l\u2019\u00e9v\u00e9nement \u00e9taient vitaux et \u00e0 cette fin, la PAHF avait une solide \u00e9quipe de communications travaillant avec HGC et le COL. Ali Lee \u00e9tait agent de presse de la PAHF lors du tournoi.<\/p>\n
\u00ab Plus que jamais, les m\u00e9dias sur place sont une partie importante des succ\u00e8s d\u2019un tournoi. Qu\u2019on parle des journalistes, des experts de m\u00e9dias sociaux, du personnel de t\u00e9l\u00e9vision ou les cameramen, il est important de cocher toutes les cases minimales et de bien travailler. Cela comprend de compter sur des connexions Internet solides et fiables avec du courant \u00e9lectrique et une zone s\u00e9curitaire et couverte pour les journalistes et les photographes pour qu\u2019ils fassent leur travail. Un r\u00e9seau Wi-Fi d\u00e9di\u00e9 pour les m\u00e9dias h\u00f4tes \u00e9tait aussi utile parce qu\u2019on est plut\u00f4t limit\u00e9 quand on utilise seulement les t\u00e9l\u00e9phones intelligents et les tendances \u00e9mergentes sur les m\u00e9dias sociaux se fient sur des \u00e9l\u00e9ments comme Facebook Live, Snapchat ou Instagram, qui doivent tous \u00eatre r\u00e9alis\u00e9es \u00e0 distance.<\/p>\n
\u00ab De plus, avoir des communications claires aux \u00e9quipes \u00e0 propos du protocole ad\u00e9quat apr\u00e8s le match, comme de passer par la zone mixte et la pr\u00e9sence d\u2019une zone d\u2019apparence professionnelle pour les entrevues qui mettront en vitrine que les op\u00e9rations m\u00e9dias sont un \u00e9l\u00e9ment important dans la tenue d\u2019un \u00e9v\u00e9nement. \u00bb<\/p>\n
\u00ab Les activit\u00e9s m\u00e9dias se sont bien d\u00e9roul\u00e9es \u00e0 West Vancouver gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019excellence communication de Hockey sur Gazon Canada avec les tr\u00e8s nombreux b\u00e9n\u00e9voles. Les agents de liaison des \u00e9quipes ont contribu\u00e9 aux communications et\/ou \u00e0 la traduction pour les entrevues d\u2019apr\u00e8s-match, les b\u00e9n\u00e9voles ont fait du bon travail dans la zone m\u00e9dia et l\u2019\u00e9quipe des communications de HGC s\u2019assurait toujours que toutes les exigences techniques \u00e9taient respect\u00e9es m\u00eame par temps extr\u00eame. \u00bb<\/p>\n
Le tournoi de R2 de la Ligue mondiale \u00e0 West Vancouver a \u00e9t\u00e9 marqu\u00e9 de succ\u00e8s et les personnes impliqu\u00e9es sont en mesure d\u2019y revenir et de se f\u00e9liciter pour un travail bien accompli malgr\u00e9 les probl\u00e8mes provoqu\u00e9s par la m\u00e9t\u00e9o. Comme l\u2019indique Gibbons, l\u2019accueilli de l\u2019\u00e9v\u00e9nement est loin d\u2019\u00eatre de la voile dans des conditions parfaites. Les finances et les budgets cr\u00e9eront toujours leur part de d\u00e9fis et les fournisseurs locaux doivent souvent faire preuve de solutions novatrices pour atteindre les normes \u00e9tablies par la FIH pour un tournoi de ce type. Au WVFHC, des tentes ont \u00e9t\u00e9 utilis\u00e9es pour offrir des bureaux aux services m\u00e9dicaux ainsi que des zones de repos pour les arbitres et les b\u00e9n\u00e9voles. Une tente dans un parc de stationnement a accueilli les invit\u00e9s, leur offrant des rafraichissements. Les repas pour les b\u00e9n\u00e9voles ont \u00e9t\u00e9 donn\u00e9s par des d\u00e9taillants locaux.<\/p>\n
L\u2019histoire du Club de hockey sur gazon de West Vancouver et sa premi\u00e8re exp\u00e9rience d\u2019accueil d\u2019\u00e9v\u00e9nements internationaux est r\u00e9ussie qui souligne vraiment l\u2019importance de travail de pr\u00e8s avec toutes les parties impliqu\u00e9es et communiquant ensemble dans chaque \u00e9tape du parcours.<\/p>\n
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